Quanto dinheiro devo guardar para pagar o IVA?

Uma das situações mais comuns numa pequena empresa é esta: durante os meses em que há dinheiro a entrar, parece que existe bastante margem para gastar. Depois chega o momento de entregar o IVA e aparece uma pergunta simples:

A resposta depende da situação fiscal da empresa, das vendas, das compras e do IVA dedutível. Mas existe uma forma simples de começar a controlar esta questão.

Primeiro: o IVA que cobras não é todo teu

Quando uma empresa faz uma venda sujeita a IVA, o valor recebido pode incluir imposto. Esse IVA não deve ser confundido com rendimento da empresa.

Para calcular o imposto efetivamente devido, existem regras de dedução do IVA suportado em determinadas aquisições e operações. O artigo 19.º do Código do IVA estabelece, entre outras regras, a dedução do imposto suportado em aquisições que cumpram os requisitos legais.

Fonte oficial: Autoridade Tributária — CIVA, artigo 19.º

Um exemplo muito simples

Imagina que, num determinado período, uma empresa faturou:

Isto significa que foram cobrados 4.600 € de IVA aos clientes.

Mas isso não significa automaticamente que a empresa tenha de entregar 4.600 € ao Estado. É necessário considerar o IVA dedutível que reúna as condições legais.

Por exemplo, se nesse período existirem 1.500 € de IVA dedutível, uma conta meramente ilustrativa seria:

Este é apenas um exemplo simplificado. O valor real depende das operações realizadas, dos documentos existentes, do direito à dedução e do enquadramento fiscal.

Então quanto devo guardar?

Uma forma prudente de trabalhar é não esperar pela declaração de IVA para descobrir o valor. Ao longo do período, podes fazer uma estimativa e separar dinheiro para essa obrigação.

No exemplo anterior, se a estimativa atual apontasse para 3.100 € de IVA a entregar, esses 3.100 € deveriam ser tratados, na gestão de tesouraria, como dinheiro já comprometido.

Não uses simplesmente uma percentagem fixa sobre tudo o que entra

É tentador dizer: “Vou guardar 23% de tudo o que recebo”. Mas isso pode dar uma estimativa errada.

O valor de IVA a entregar pode depender, entre outros fatores, de:

• taxas de IVA aplicáveis às operações;
• IVA liquidado nas vendas e prestações de serviços;
• IVA dedutível nas aquisições que cumpram os requisitos legais;
• operações com regras específicas de IVA;
• documentação e requisitos para exercer o direito à dedução.

Por isso, uma percentagem fixa pode ser usada apenas como uma regra interna de prudência, e não como substituto do apuramento do IVA.

O erro mais perigoso é esperar pelo último momento

Se só começas a pensar no IVA quando a declaração está praticamente pronta, podes descobrir que uma parte importante do dinheiro que tens na conta já deveria estar reservada.

O Código do IVA prevê prazos próprios para a entrega da declaração periódica e para o pagamento do imposto, que variam consoante a periodicidade aplicável.

Fontes oficiais: CIVA — artigo 41.º · CIVA — artigo 27.º

Uma rotina simples para não seres apanhado de surpresa

1. Atualiza a faturação e os recebimentos.
2. Estima o IVA liquidado.
3. Considera o IVA dedutível que esteja em condições de ser considerado.
4. Calcula uma estimativa do IVA a entregar.
5. Reserva esse valor antes de considerares o restante saldo como disponível.
6. Revê a estimativa regularmente, porque vendas e compras continuam a alterar o valor.

Exemplo de tesouraria

Imagina agora que a empresa tem 20.000 € no banco e a estimativa atual indica:

Numa leitura simplificada:

Mais uma vez, isto não significa que 13.900 € sejam lucro nem que possam ser automaticamente distribuídos ou levantados. É uma leitura de tesouraria para perceber quanto dinheiro não está, à partida, comprometido pelos valores considerados.

A pergunta certa não é “quanto tenho na conta?”

É esta mudança de perspetiva que ajuda a transformar o IVA de uma surpresa numa obrigação que já estava prevista na gestão da empresa.

Nota: Os exemplos são simplificados e destinam-se a fins informativos. O IVA efetivamente devido depende do enquadramento fiscal, das operações realizadas, do direito à dedução e da documentação aplicável. Este artigo não substitui o apuramento efetuado pelo contabilista certificado.